湖南第一师范学院毕业生档案管理制度
来源： 发布时间：2014-10-28浏览次数：次
湖南第一师范学院
毕业生档案管理制度
第一章：总则
第一条：毕业生档案是毕业生在学校期间学习生活工作成长的真实记录，在其一生中有着十分重要的意义。为保证我院毕业生档案完整规范，提高毕业生档案管理水平，特制定本管理制度。
第二章：管理原则
第二条：毕业生档案实行“分块建立、集中管理、统一转递”的原则，确保毕业生档案的完整性、准确性、规范性。各职能部门、教学系部对毕业生档案要高度重视，明确人员、落实责任、严格程序。
第三条：毕业生档案材料包括：毕业生登记表、学业成绩表、体检表、实习鉴定表、教师资格认定申请表、高中阶段毕业档案材料一份、协议书（免费师范生）、中考档案（初中起点免费师范生）、报到证存根等相关材料。
第三章：管理办法
第四条：毕业生档案由招生就业处指定专人负责管理，要设置专用的毕业生档案室，配备专用的档案柜存放。
第五条：档案室及档案柜要清洁卫生，并具备防盗、防潮、防水、防尘、防虫、防鼠、防高温等功能。
第六条：档案室严禁吸烟，不得放置易燃、易爆等危险品以及对档案不利的其他物品。
第七条：档案人员要定期对档案室进行全面检查和核对工作，做到帐物相符。
第八条：每年毕业生离校前一个月内，各系部将毕业生档案的相关材料移交招生就业处管理。
第九条：对考取研究生及考上专升本的毕业生，需凭考研调档函或录取通知书到招生就业处领取档案。
第十条：招生就业处档案管理人员对系部送交的档案及时进行分类整理，凡由招生就业处统一在湖南省教育厅集中办理了《报到证》的应届毕业生，在毕业生离校前到系部领取报到证，招生就业处将于7月中旬以特快专递的方式寄送其毕业生档案至《报到证》开具的单位或毕业生已签订就业协议书所填写的档案邮寄地址。
第十一条：凡未统一办理《报到证》的毕业生，档案可在学校免费保管2年，也可根据自身需要，将档案转至人才交流中心。毕业生离校后2年择业期内落实就业单位的可由毕业生带毕业证、就业协议书或劳动合同等相关材料回校申请办理《报到证》，并迁转档案，2年择业期后毕业生档案仍未转走的，招生就业处有权参照人才交流中心档案托管标准收取一定的管理费。
第十二条：毕业生档案一般不允许自带，如确因特殊原因需自带档案者，档案管理人员要讲明政策后，经档案管理人员核查确认档案材料齐全，并对档案进行密封后，方可自带档案。
第十三条：档案寄发、送达、领取、自带等情况，档案管理人员均应填写《湖南第一师范学院毕业生档案去向》。自带档案毕业生须填写《湖南第一师范学院毕业生档案去向》，本人签字后，档案自带出现一切后果自负。
第十四条：任何人不得随意借用和无合法手续提取档案。
第十五条：毕业生档案因故退回的，暂由招生就业处负责保管。因毕业生个人原因造成滞留，发生费用等责任由毕业生个人承担。
第十六条：凡是根据学院相关规定的毕业生成绩不合格或批准肄业和延期一年毕业等不能按期毕业的学生档案，由招生就业处保管。
第十七条：同届学生因参军、退学等原因档案材料遗留在系部的，由系部统一交至招生就业处保管。
第四章：附则
第十八条：本制度自发布之日起执行。
第十九条：本制度由招生就业处负责解释。
二O一O年十月十八日
